KNOWLEDGE CODIFICATION TOOLS

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

Knowledge Map

Kodifikasi pengetahuan adalah tahapan selanjutnya dari memperluas pengetahuan.  Dengan mengubah pengetahuan menjadi bentuk yang eksplisit dan tangible seperti suatu dokumen, pengetahuan dapat dikomunikasikan secara lebih luas dan dengan sedikit biaya.  Interaksi terbatas dalam ruang lingkup  mereka yang  dapat mendengar atau dapat melakukan kontak tatap muka langsung.  Dokumen dapat disebarkan secara luas melalui intranet korporat dan berlangsung lama, yang dapat membuatnya tersedia sebagai referensi dan ketika diperlukan, baik oleh staf yang ada dan staf di masa yang akan datang.  Kodifikasi pengetahuan membentuk memori korporat organisasi yang “nyata”.

            Kodifikasi Pengetahuan :

• Pengorganisasian dan mewakili pengetahuan sebelum diakses oleh personil yang berwenang.
• Bagian pengorganisasian biasanya dalam bentuk pohon keputusan, tabel keputusan, atau bingkai.
• Konversi pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit dalam bentuk yang dapat digunakan.
• Konversi informasi tidak terdokumentasi menjadi informasi yang didokumentasikan.
• Membuat perusahaan-spesifik pengetahuan yang terlihat, mudah diakses, dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

Cognitive Maps

Ketika keahlian (expertise), pengalaman dan know-how telah disebarkan secara eksplisit, biasanya melalui suatu bentuk wawancara, konten yang dihasilkan dapat direpresentasikan sebagai peta kognitif.  Peta kognitif adalah cara yang baik untuk mengkoding pengetahuan yang ditangkap karena peta juga menangkap konteks dan antarhubungan yang kompleks antara konsep-konsep kunci yang berbeda.  Peta kognitif berdasarkan pemetaan konsep (Leake et al., 2003), peta konsep merepresentasikan konsep dan relasi dalam bentuk grafik dua dimensi, dengan node/titik merepresentasikan konsep kunci yang dihubungkan oleh hubungan-hubungan (links) yang merepresentasikan proposisi.  Hal ini hampir sama denagn jaringan semantik yang digunakan oleh berbagai disiplin ilmu seperti linguistik, pendidikan dan sistem berbasis pengetahuan.  Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengorganisasikan lebih baik pengetahuan eksplisit dan menyimpannya dalam memori korporat untuk penympanan jangka panjang.

Teknik dan Metode Kodifikasi Pengetahuan (alat dan prosedur)

I. Pemetaan Pengetahuan

• Berfungsi membimbing,
• Representasi visual pengetahuan, bukan repository,
• Sebuah direktori yang menunjuk langsung kepada orang-orang, dokumen, dan repository,
• Mengarahkan orang ke mana harus pergi ketika mereka membutuhkan keahlian tertentu,
• Menerima penangkapan pengetahuan eksplisit dan tacit dalam dokumen dan di kepala para ahli.

II. Siklus Building

• Setelah Anda tahu di mana pengetahuan berada, Anda hanya menunjuk ke sana dan menambahkan petunjuk tentang cara untuk sampai ke sana,
• Sebuah perusahaan intranet adalah media umum untuk pengetahuan peta penerbitan,
• Kriteria Building : kejelasan tujuan, kemudahan penggunaan, ketepatan isi, 

III. Tabel Keputusan

• Lebih seperti spreadsheet – dibagi ke dalam daftar kondisi dan nilai-nilai masing-masing dan daftar kesimpulan,
• Kondisi yang cocok dengan kesimpulan,

IV. Pohon Keputusan

• Diatur sebuah jaringan semantik hierarkis,
• Terdiri dari node yang mewakili tujuan dan link mewakili keputusan atau hasil,
• Baca dari kiri ke kanan, dengan akar berada di sebelah kiri,
• Semua node kecuali simpul akar adalah contoh dari tujuan utama. Lihat Gambar dibawah,
• Langkah pertama sebelum kodifikasi yang sebenarnya,
• Kemampuan untuk memverifikasi logika grafis dalam masalah yang melibatkan situasi yang kompleks yang menghasilkan sejumlah tindakan,

V. Frames

• Merupakan pengetahuan tentang ide tertentu dalam satu tempat,
• Menangani kombinasi pengetahuan deklaratif dan operasional, yang membuatnya lebih mudah untuk memahami masalah domain,
• Memiliki slot (objek tertentu atau atribut dari suatu entitas) dan facet (nilai dari suatu obyek atau slot),
• Ketika semua slot diisi dengan nilai-nilai, frame dianggap instantiated.

VI. Taksonomi Pengetahuan

Konsep dapat dipandang sebagai  blok-blok bangunan pengetahuan dan keahlian.  Kita masing-masing menggunakan definisi internal kita sendiri mengenai konsep untuk membuat sense terhadap dunia sekitar kita.  Ketika konsep kunci telah diidentifikasi dan ditangkap, mereka dapat diatur dalam suatu hierarki yang sering mengacu sebagai suatu taksonomi pengetahuan struktural.  Taksonomi pengetahuan membat pengetahuan dapat secara gambar direpresentasikan sehingga merefleksikan organisasi konsep dalam bidang keahlian khusus atau untuk organisasi secara lebih luas.

Kamus pengetahuan (knowledge dictionary) adalah cara yang baik untuk menjaga konsep dan istilah kunci yang digunakan.  Hal ini mungkin disusun pada saat anda mengakuisisi dan mengkoding pengetahuan.  Hal ini harus secara jelas didefinisikan dan diklarifikasi oleh “jargon” profesional berdasarkan domain permasalahan.  Taksonomi adalah sistem klasifikasi dasar yang membuat kita dapat menggambarkan konsep dan ketergantungannya-biasanya dalam bentuk hierarki.  Makin tinggi konsep diletakkan, makin umum atau generik konsep tersebut.   Makin rendah suatu konsep ditempatkan, makin spesifik hal tersebut pada kategori level tinggi.  Konstruksi taksonomi melibatkan identifikasi, mendefinisikan, membandingkan dan mengelompokkan elemen.  Ketika menciptakan taksonomi pengetahuan oganisasi, hal ini sangat penting untuk mengidentifikasi pemilik konten.  Taksonomi ini membantu memastikan konten akan selalu up to date.  Organisasi akan juga memiliki ide jelas dari masing-masing anggota staf sebagai pemilik pengetahuan tertentu.  Taksonomi pengetahuan ini (kadang-kadang disebut peta pengetahuan) juga harus memanfaatkan metadata, yang ditandai pada “informasi tentang informasi”-sebagai contoh : penandaan konten dengan pemilik konten, tanggal “sebaiknya sebelum”, informasi klasifikasi seperti kata kunci, informasi spesifik-bisnis seperti audience yang dimaksud dan industri vertikal yang dituju.
sumber 1  sumber 2